Errar faz parte de qualquer trajetória profissional, mas no escritório de arquitetura, alguns erros custam caro — em tempo, dinheiro e energia. Ao longo dos anos, nós cometemos vários deslizes que, se tivéssemos sabido antes, teriam poupado noites sem dormir e muita dor de cabeça. Por isso, neste artigo queremos compartilhar os 5 erros mais marcantes que cometemos dentro do nosso escritório — para que você não precise aprender da pior forma.

Esses aprendizados não vieram de livros, vieram da prática. De lidar com clientes, contratos, prazos, equipe e rotina. E cada um deles trouxe uma lição valiosa sobre como estruturar, proteger e profissionalizar um escritório de arquitetura.

1. Ter um contrato ruim (ou genérico)

Esse é, sem dúvida, o erro mais perigoso. Um contrato mal elaborado é como um alicerce fraco: cedo ou tarde, ele vai ceder. No começo do nosso escritório, usávamos um modelo simples, genérico, desses que se acha na internet. Parecia suficiente — até o dia em que não foi mais.

Percebemos, na prática, que um contrato fraco não protege ninguém. E o problema não é só jurídico. Ele afeta a rotina, a comunicação e até o relacionamento com o cliente. Um contrato bem feito é um documento que traz segurança para as duas partes e deixa tudo claro: o que está incluso, o que não está, quais são os prazos e como funciona o processo.

Como a Gabi costuma dizer, “contrato é um documento feito para não ser usado” — mas é ele que garante tranquilidade. Quando está bem redigido, ele evita discussões, dá respaldo em decisões e serve de guia para o cliente entender o fluxo de trabalho.

O que aprendemos com isso

No início, por falta de cláusulas específicas, entregamos muito trabalho de graça. Clientes pediam ajustes e etapas extras, e como o contrato não especificava, ficávamos sem argumento. Além disso, não tínhamos prazo de validade no contrato — e isso gerou um caso clássico.

Tivemos um cliente que ficou seis anos com o projeto em aberto. A casa nem chegou a ser construída, mas o processo nunca acabava. Sem prazo limite, o contrato se estendia indefinidamente, e o preço, claro, desatualizado. Foi aí que aprendemos que cada contrato precisa prever um tempo máximo para execução e encerramento.

Dicas para evitar esse erro

• Contrate um advogado para revisar e personalizar seu contrato.

• Inclua prazo limite para execução do projeto e validade da proposta.

• Descreva detalhadamente o escopo de trabalho, o que está incluso e o que é adicional.

• Atualize o contrato sempre que surgir uma nova situação no dia a dia.

Hoje, nosso contrato é um documento vivo. A cada imprevisto que aparece, incluímos uma nova cláusula. E o mais importante: ele nos protege e também protege o cliente, criando uma relação transparente desde o início.

2. Confirmar etapas apenas pelo WhatsApp

Esse erro já nos causou inúmeros estresses. No começo, era comum receber aprovação de etapas via WhatsApp — um “ok” rápido, uma mensagem curta — e seguir o trabalho. Parecia prático, mas era uma armadilha.

O problema é que o WhatsApp é informal. As pessoas respondem no meio do trânsito, do trabalho ou do almoço, sem realmente ler o que estão aprovando. E depois, quando algo não sai como o esperado, a justificativa vem: “Ah, mas eu não tinha entendido que não podia mudar depois.”

Foi assim que aprendemos a importância de formalizar todas as aprovações por e-mail. Hoje, temos um texto padrão: sempre que enviamos uma etapa, deixamos claro que a aprovação representa o fechamento daquela fase e que qualquer alteração posterior implicará custo adicional e ajuste de prazo.

Essa simples mudança trouxe uma paz enorme para o escritório. O e-mail exige um outro tipo de postura: o cliente precisa parar, abrir o arquivo, analisar com calma e responder conscientemente. O “ok” por e-mail é um registro formal e seguro, que evita mal-entendidos e protege ambas as partes.

Como colocamos isso em prática

• Só iniciamos uma nova etapa após o “ok” formal por e-mail.

• Não contamos prazo de entrega enquanto o cliente não responder o e-mail.

• Reforçamos, de forma clara e educada, o motivo dessa regra — e os clientes entendem.

Essa prática pode parecer burocrática, mas é o que separa um escritório organizado de um que vive apagando incêndios. Comunicação clara é a base de qualquer relação saudável com o cliente.

3. Cobrar o projeto por etapas (e quebrar o fluxo financeiro)

Outro erro que custou caro foi ligar os pagamentos diretamente às etapas do projeto. No início, dividíamos os honorários assim: o cliente pagava uma parte na entrega de cada fase — anteprojeto, 3D, executivo etc. Na teoria, parecia justo. Na prática, foi um desastre para o caixa.

Quando o cliente demorava para aprovar uma etapa, o pagamento travava. E enquanto isso, a equipe continuava trabalhando, os salários vencendo e o fluxo de caixa colapsando. Tivemos meses em que o escritório estava cheio de trabalho, mas sem dinheiro entrando — simplesmente porque os clientes “ainda não tinham dado ok”.

Foi um choque de realidade. Entendemos que, para o negócio se manter saudável, o recebimento precisa ser constante. As despesas são mensais, então o faturamento também precisa ser. A partir daí, mudamos tudo: deixamos de cobrar por etapa e passamos a trabalhar com parcelas mensais fixas.

Por que isso mudou tudo

Essa nova forma de cobrança deu estabilidade. O cliente sabe quanto vai pagar, o escritório sabe quanto vai receber. Além disso, o projeto anda mais rápido, porque não depende de aprovações financeiras para seguir. Criamos também uma pequena parcela final vinculada à entrega do projeto executivo, como forma de incentivo e segurança mútua.

Outra decisão importante foi incluir em contrato os prazos de resposta do cliente. Hoje, se o cliente não retorna dentro de 10 dias após o envio de uma etapa, o contrato entende que ela foi aprovada. Na prática, raramente precisamos acionar essa cláusula — mas ela existe para garantir que o fluxo siga. É uma forma de proteger o cronograma e manter o escritório produtivo.

Resumo da lição

• Não dependa da boa vontade do cliente para o fluxo financeiro girar.

• Cobrar mensalmente cria estabilidade e previsibilidade.

• Estabeleça prazos de resposta e entrega no contrato.

Organização financeira é liberdade. Quando o fluxo é estável, sobra energia para o que realmente importa: criar.

4. Fazer orçamento e mapeamento de obra de graça

Esse foi um dos erros mais comuns (e mais caros). Durante muito tempo, fazíamos toda a parte de orçamentos e conferências de forma gratuita, como se fosse uma “gentileza” ao cliente. Só que essa etapa consome horas — às vezes dias — de trabalho e envolve uma enorme responsabilidade.

Quando um cliente pede para conferir um orçamento de loja, de marcenaria ou de iluminação, o arquiteto assume a responsabilidade por qualquer erro. Se o fornecedor erra uma medida e o arquiteto não percebe, o prejuízo recai sobre ele. E sem cobrança, essa responsabilidade não tem respaldo.

Foi só quando começamos a medir o tempo gasto nessa etapa que percebemos o tamanho do problema. Descobrimos que estávamos dedicando uma carga horária altíssima e não recebendo nada por isso. A solução foi transformar o mapeamento e acompanhamento de orçamentos em um serviço à parte.

Como estruturamos esse serviço

• O cliente pode optar por contratar ou não o acompanhamento de orçamentos.

• Quando contrata, nós fazemos a conferência, os ajustes e a compatibilização dos dados.

• Quando não contrata, deixamos claro que qualquer erro de fornecedor é responsabilidade dele.

Essa transparência evita confusões e faz o cliente valorizar o nosso tempo. Recentemente, tivemos um caso que ilustra bem isso: uma cliente optou por não contratar o serviço e o vendedor de uma loja enviou um rejunte na cor errada. O material foi instalado e, quando o erro foi percebido, ela tentou nos responsabilizar. Explicamos calmamente que essa conferência não fazia parte do contrato, e ela compreendeu — porque isso havia sido explicado e formalizado desde o início.

Essa experiência nos mostrou o quanto é importante dar valor ao que exige responsabilidade. O cliente precisa entender que, se há uma carga técnica e um risco envolvido, há também um custo. Hoje, o serviço de mapeamento e integração de obra é uma das áreas mais sólidas e rentáveis do nosso escritório.

Dica extra

Se você ainda faz esse tipo de acompanhamento sem cobrar, não se culpe. Continue com os projetos já em andamento, mas mude o modelo a partir dos próximos contratos. Assim, você vai se posicionar com mais autoridade e atrair clientes que realmente valorizam o seu trabalho.

5. Não ter uma rotina de reuniões bem definida

Esse foi um aprendizado que mudou não só o escritório, mas também nossa vida pessoal. No início, nossa agenda era um caos. Qualquer horário servia: manhã, noite, domingo... se o cliente pedisse, a gente dizia “sim”. A intenção era boa — queríamos agradar, ser disponíveis, mostrar comprometimento. Mas o resultado foi o oposto: exaustão e perda de produtividade.

Chegamos a fazer reuniões às 11 da noite, e às vezes saíamos do escritório perto da meia-noite. Isso afetava nosso desempenho, nosso descanso e até o relacionamento. Foi quando decidimos criar uma rotina de reuniões estruturada, com horários definidos e limites claros.

O que mudou na prática

Hoje, temos dias e horários específicos para reuniões de cada tipo: apresentações, ajustes, orçamento. As reuniões noturnas só acontecem em casos excepcionais — por exemplo, quando o cliente mora em outro fuso horário. E mesmo assim, são agendadas com antecedência.

Além disso, definimos no contrato quantas reuniões estão inclusas por etapa. Isso evita aquele cliente que quer transformar qualquer dúvida em uma nova reunião presencial. Explicamos que, após a reunião principal, ajustes simples podem ser resolvidos por ligação ou mensagem. Essa regra protege o tempo da equipe e garante que o foco em criação não se perca.

Outro ponto essencial foi aprender a dizer “não”. Se um cliente pede reunião em um dia que já está reservado para criação, explicamos que não é possível e remarcamos. Isso não afasta clientes — pelo contrário, reforça profissionalismo. Mostra que o escritório tem uma rotina organizada e respeita o próprio tempo.

Resultados dessa mudança

• Produtividade aumentou significativamente.

• Clientes se adaptaram facilmente aos novos horários.

• O escritório ganhou mais credibilidade e equilíbrio.

Hoje, nosso limite para começar uma reunião à noite é 18h30, no máximo 19h. E isso não nos fez perder nenhum cliente. Pelo contrário, os clientes valorizam o tempo que têm conosco e respeitam nosso horário — porque percebem que somos uma empresa, não uma extensão do celular deles.

Além disso, aprendemos a impor limites também no WhatsApp. Atendimento 24h não é sinônimo de dedicação, é sinônimo de desorganização. O cliente precisa entender que, fora do expediente, existe vida pessoal — e isso é saudável para todos.

Conclusão

Esses cinco erros moldaram o escritório que temos hoje. Nenhum deles foi fácil de reconhecer, e todos custaram alguma coisa — tempo, dinheiro ou energia. Mas cada um trouxe um aprendizado essencial: profissionalizar é diferente de apenas trabalhar muito.

Um escritório de arquitetura de sucesso não é o que mais entrega, mas o que entrega com clareza, contrato, fluxo e limites. É aquele que entende que vender arquitetura é vender confiança. Que cada cláusula, cada e-mail e cada reunião bem estruturada são tijolos de um negócio sólido.

Se você está começando, use nossas falhas como atalhos. Ajuste seus contratos, formalize suas comunicações, valorize seu tempo e organize sua agenda. Assim, você não precisa aprender tudo da forma mais dolorosa.